Suite Académica

Admisión

Objetivo

Administrar el proceso de postulaciones de alumnos nuevos a la Universidad y de antiguos en otras carreras.

Contexto General

Integrado con Módulo Matrícula

A través de la integración con Matrícula, el módulo de Admisión envía los alumnos nuevos aceptados para su correspondiente matricula.

Integrado con Módulo Tesorería

A través de la integración con Tesorería, el módulo de Admisión envía los documentos de deuda del postulante por concepto de exámenes de admisión.

Integrado con Módulo Contabilidad

A través de la integración con Contabilidad, el módulo de Admisión envía los voucher contables generados por conceptos de pagos de los alumnos.

Funciones Principales

Registrar las postulaciones de alumnos nuevos

Consiste en el proceso de Admisión de los postulantes de la Universidad.

  • Asignación de Carrera en la que se Matricula.
  • Pago de Cuota de Admisión.
  • Proceso de Admisión.
  • Elaboración de Encuestas.
  • Consulta de Convalidaciones.
  • Consulta Extranjeros.
  • Ingresos Especiales.
  • Repostulaciones.
  • Ingreso Planes Especiales.
  • Admisión vía PSU.
  • Registro Información Relevante (notas E/M, colegio, estudios anteriores, resultados PSU/PAA).
  • Recepción Documentación (foto tamaño carné, licencia de EM, boletín PSU, etc.).

Generar Cupos disponibles por Carrera

Generación de los cupos disponibles por carrera, luego de los primeros procesos de admisión.

Controlar Exámenes de Admisión

Permite definir y registrar los exámenes de Admisión.
Permite registrar resultados de los exámenes.

Generación de Deudas de Admisión

Permite generar las deudas por concepto de Admisión.

Estadísticas

  • Seguimiento Entrega de Documentos.
  • Consulta Genérica Interesados/Postulantes.

Control de Operación

Permitir registrar y mantener parámetros y definiciones de control del módulo, reversa de documentos

Informes

  • Informes Ficha de Alumnos.
  • Informe Detalle de Postulantes/Postulaciones.
  • Informe de Examen Ingles Rendido.
  • Informe Nómina de Personas.
  • Informe Listado Extranjeros
  • Informe Respuesta de Encuestas.
  • Depósito de Documentos.

Bienestar Estudiantil

Objetivo

Permitir administrar eficientemente los beneficios que se otorgan a los alumnos, tanto externos como internos a la Universidad.

Contexto General

Integrado con Módulo Registro Académico

A través de la integración con Registro Académico, el módulo de Beneficios Estudiantiles envía la nómina de los alumnos con beneficios tanto internos como externos.

Integrado con Módulo Matrícula

A través de la integración con Matrícula, el módulo de Beneficios Estudiantiles actualiza la cuenta corriente de alumnos.

Integrado con Contabilidad

A través de la integración con Contabilidad, el módulo de Beneficios Estudiantiles realiza la centralización contable.

Integrado con MINEDUC

A través de la integración con MINEDUC, el módulo de Beneficios Estudiantiles recibe la nómina de los alumnos con beneficios externos y sus correspondientes antecedentes socio económicos.

Funciones Principales

Solicitud de Beneficios Internos

Permite a los alumnos, vía Internet realizar solicitudes de beneficios que entrega la propia universidad.

Recepcionar y Registrar Documentación

Consiste en recibir y registrar en el sistema, los antecedentes socio económicos de los alumnos.

Evaluación de Antecedentes

Mediante una pauta de evaluación, se evalúan los antecedentes socio económicos de los alumnos, permitiendo seleccionar a los alumnos que se les otorgarán beneficios.

Generación Nómina de Adquisición

Consiste en publicar en Internet e informar a la Unidad de Registro Curricular, los alumnos que obtuvieron beneficios.

Emitir Decreto

Es el trámite administrativo para poder entregar los beneficios a los estudiantes.

Generación de Nóminas de Abonos

Es una nómina de los correspondientes abonos a las cuentas de los alumnos por concepto de los beneficios otorgados.

Generación de Planilla de Pagos

Es una nómina de los correspondientes pagos mensuales a los alumnos por concepto de los beneficios otorgados.

Estadísticas

Consiste en la generación de estadísticas de los beneficios otorgados a los alumnos.

Matrícula

Objetivo

Consiste en el registro y control de la realización de los trámites necesarios para la formalización de la matrícula de los estudiantes nuevos y antigüos.

Contexto General

Integrado con Módulo Caja

A través de la integración con Caja, el módulo de Matrícula envía las deudas de alumnos para pago.

Integrado con Módulo Admisión

A través de la integración con Admisión el módulo de Matrícula recibe la nómina de alumnos para matrícula.

Integrado con Módulo Bienestar Estudiantil

A través de la integración con Bienestar Estudiantil, Matrícula recibe beneficios de los alumnos.

Integrado con Módulo Portal de Alumnos

A través de la integración con Portal de Alumnos, habilita la toma de ramos de los alumnos.

Funciones Principales

Proceso de Matrícula

Permite realizar el proceso de matrícula de los alumnos nuevos y antiguos

  • Genera la provisión de alumnos de Pre – Grado.
  • Genera la provisión de alumnos de Post - Grados.
  • Genera la provisión de alumnos de planes especiales.
  • Imprime documentos, tales como pagaré y letras.
  • Reversa de Proceso de Matrícula.
  • Consulta de Matriculados.

Control Físico de Recepción de Pagarés

Registro de la recepción física de los pagares firmados ante notario.

Cierre de Año

Permite el cierre de las cuentas corrientes, traspasando las deudas de los alumnos al año siguiente.

Parametrización

  • Modalidades del pago.
  • Fechas de pago
  • Formatos de pagares y letras.

Control de Operaciones

  • Mantener Períodos de Matrícula.

Informes

  • Cuenta corriente de alumnos.
  • Documentos de Matrículas (flexibles).
  • Detalle Matriculados.
  • Estadística Admisión.
  • Estadística Matrícula.
  • Documentos por Estado.

Portal Alumnos

Objetivo

Proveer a los estudiantes, todos los servicios que la universidad ofrece, necesarios para que el estudiante pueda realizar sus estudios de la manera eficiente

Contexto General

Integrado con Módulo Matrícula

A través de la integración con Matrícula, el módulo Portal de Alumnos, recibe en línea, su situación de matrícula.

Integrado con Módulo Registro Académico

A través de la integración con Registro Académico, el módulo Portal de Alumnos, recibe en línea, material docente, bibliografía y programa de los cursos que se encuentran cursando.

Integrado con Módulo Portal Docente

A través de la integración con Portal Docente, el módulo Portal de Alumnos, recibe en línea, las notas, asistencia y material de apoyo que sus docentes le envían.

Integrado con Módulo Programación Académica

A través de la integración con Programación Académica, el módulo Portal de Alumnos, recibe en línea, el calendario académico de cada semestre.

Integrado con Módulo Bienestar Estudiantil

A través de la integración con Bienestar Estudiantil, el módulo Portal de Alumnos, recibe en línea, la situación de los beneficios que el alumnos tiene asignado.

Funciones Principales

Toma de Ramos

Permite realizar en línea, la toma de los ramos del semestre, de acuerdo a la malla, topes de créditos y topes de horario del alumno.

  • Notas
  • Asistencia
  • Buzón de tareas
  • Lista del curso
  • Comunicación en línea con el profesor

Solicitud de Certificados

El sistema permite solicitar en línea, los certificados que requiere el alumno.

  • Emisión Certificado Alumno Regular.
  • Emisión Certificado Matrícula.
  • Otros

Resoluciones Académicas

El sistema permite solicitar en línea, resoluciones académicas.

Planificación Académica

Objetivo

Define los cursos a dictar en un período académico determinado. Define y Asigna los recursos humanos y materiales necesarios para un eficiente desarrollo académico.

Contexto General

Integrado con Módulo Registro Académico

A través de la integración con Registro Académico, el módulo de Programación Académica recibe las carreras, planes de estudio y asignaturas vigentes.

Integrado con Módulo Portal de Alumnos

A través de la integración con Portal de Alumnos, el módulo de Programación Académica habilita la inscripción de asignaturas a los alumnos.

Integrado con Módulo Portal Docente

A través de la integración con Portal Docente, recibe del módulo de Programación Académica los cursos que debe impartir el profesor.

Funciones Principales

Oferta de Asignaturas

Cada jefe de carrera debe generar la oferta de asignaturas de su carrera.

Oferta de Cursos

Genera la oferta de cursos, en base al cálculo de la demanda estimada de alumnos del semestre anterior y alumnos nuevos.

Asignación de Académicos

Permite asignar los docentes a las diferentes cursos y horarios.

Asignación de los Recursos Materiales

Permite asignar a los cursos, salas y horarios.

Calendario Académico

Permite definir y registrar el calendario académico de la institución, permitiendo controlar el cumplimiento del mismo.

  • Fechas de Inicio del Período de Programación.
  • Fechas de Término del Período de Programación.
  • Control y Administración del Calendario.

Informes

  • Cursos Aperturados en un Período.
  • Horarios Planificados por Docentes, por Nivel y por Actividad Curricular.
  • Horario de Evaluaciones Planificadas por Nivel.
  • Disponibilidad de Recurso.
  • Calendario Académico.
  • Cursos Asignados por Profesor.

Registro Académico

Objetivo

Administrar las asignaturas, carreras y planes de estudio de la Universidad.

Contexto General

Integrado con Portal de Alumnos

A través de la integración con Portal de Alumnos, el módulo de Registro Académico envía las asignaturas, carreras y planes de estudio de los alumnos.

Integrado con Programación Académica

A través de la integración con Programación Académica, el módulo Registro Académico envía las asignaturas, carreras y planes de estudio, para definir la oferta académica de cada semestre.

Integrado con Portal Docente

A través de la integración con Portal Docente, el módulo Registro Académico envía las asignaturas, carreras y planes de estudio, para que el profesor registre sus notas de cada semestre.

Funciones Principales

Registro de Actividades Curriculares

Permite registrar y mantener las actividades curriculares que se asignan a los planes de estudio.

Registro de Carreras

Permite lo siguiente:

  • Creación de Asignaturas.
  • Control de Contenidos y Programas.
  • Visualización en Malla Curricular.

Registro de Planes de Estudio

Permite lo siguiente:

  • Duración de Planes de Estudio.
  • Asociar más de un Plan de Estudio por Carrera.
  • Definición de Prerrequisitos del Plan.
  • Ramos Obligatorios y Opcionales del Plan.
  • Malla Curricular.

Informes

  • Carreras por Código, Departamento y Sedes.
  • Asignaturas por Número de Crédito, Departamento, y Tipos de Servicios.
  • Planes de Estudios por Carreras, Número de Créditos y Vigencias.

Caja

Objetivo

Permite recepcionar ingresos por conceptos de pago de las deudas de los alumnos.

Contexto General

Integrado con Módulo Contabilidad

A través de la integración con Contabilidad, el módulo de Caja envía los vouchers contables por los pagos realizados.

Integrado con Módulo Tesorería

A través de la integración con Tesorería, el módulo de Caja envía los cheques a fecha a fecha para ser guardados en cartera.

Integrado con Módulo Matrícula

A través de la integración con Matrícula, el módulo de Caja recibe las deudas de los alumnos.

Integrado con Módulo Admisión

A través de la integración con Admisión, el módulo de Caja recibe las deudas de los alumnos para ser canceladas.

Funciones Principales

Manejo eficiente de los distintos conceptos de cobro

Cálculo y cobro de intereses por mora. Cobro por distintos conceptos: costas judiciales, gastos operacionales, etc.

Sistema de pago múltiple

Permite el pago de más de una documento a la vez. Permite realizar abonos. Además permite realizar pagos, a través de uno o más medios de pago a la vez.

Actualización Automática de Cuenta Corriente de Clientes

El registro de los movimientos en línea permite la actualización automática de la cuenta corriente de los clientes, la que puede ser consultada en forma conciliada o no conciliada.

Configuración

Permite ingresar y configurar las cajas y asignar cajeros.

Operación

Dispone de un sistema de apertura y cierre de cajas. El sistema permite a los operadores (cajeros) realizar ingresos de pagos, arqueos de caja y depósito de documentos.

Auditoría en línea

El sistema permite al supervisor de caja llevar un control en línea y en detalle de los ingresos por cajero: documentos ingresados, montos, clientes, documentos cancelados, historial de las aperturas de caja, etc. El sistema muestra, además, totales de los ingresos en efectivo y totales de los ingresos en documentos.

Informes

  • Libro de Caja.
  • Comprobante de Depósito.
  • Arqueo de Caja.
  • Arqueo de Caja por Cuenta Contable.
  • Comprobante de Pago.
  • Boleta.
  • Depósito de Documentos.

Portal Docente

Objetivo

Facilitar el trabajo docentes del cuerpo de profesores de la universidad, permitiéndoles la planificación del año, colocación de notas, asistencia y entrega de material de apoyo a sus alumnos, así como la manutención de su propio currículo.

Contexto General

Integrado con Módulo Personal

A través de la integración con Personal, el módulo Portal Docente recibe la nómina de los profesores contratados por la Universidad.

Integrado con Módulo Portal de Alumnos

A través de la integración con Portal de Alumnos, el módulo de Portal Docente envía las notas, asistencia y material de apoyo a sus alumnos.

Integrado con Módulo Registro Académico

A través de la integración con Registro Académico, el módulo de Portal Docente envía las solicitudes de cambios de horarios y salas.

Funciones Principales

Registro Currículum y Antecedentes de Docente

Permite los siguientes registros:

  • Registro de Títulos y Grados.
  • Registro Experiencia Docente.
  • Investigaciones y Publicaciones.
  • Registro de Eventos.
  • Dominio de Idiomas.

Registro de Notas

El sistema permite al docente, mediante la WEB, colocar las notas de sus alumnos.

Registro de Asistencia

El sistema permite al docente, mediante la WEB, registrar la asistencia de sus alumnos.

Libro de Clases en Línea

El sistema permite al docente, mediante la WEB, registrar el libro de clases en línea.

Material de Apoyo

El sistema permite al docente, mediante la WEB, subir todo tipo de material de apoyo para sus alumnos, tales como ejercicios, pruebas de otros semestres. Etc.

Consulta Horarios de Docente

Mantiene horario de cursos que imparte el docente por sede.

Informes

  • Planificación Docente.
  • Compromisos Académicos.
  • Asistencia del Docente.
  • Resultado de Evaluación.
  • Acta de Notas.
  • Lista del curso.

Títulos y Grados

Objetivo

Registrar solicitud de títulos o grados, verificar que no tenga deuda y emitir el título o grado del estudiante.

Contexto General

Integrado con Portal de Alumnos

A través de la integración con Portal de Alumnos, el módulo de Títulos y Grados, recibe la solicitud de título o grado.

Integrado con Matrícula

A través de la integración con Matrícula, el módulo Títulos y Grados, recibe las deudas del alumno.

Integrado con Bienestar Estudiantil

A través de la integración con Bienestar Estudiantil, el módulo de Títulos y Grados, recibe los préstamos pendientes de pago del estudiante.

Integrado con Registro Académico

A través de la integración con Registro Académico, el módulo Títulos y Grados, recibe las carreras, planes de estudios y asignaturas del estudiante.

Funciones Principales

Solicitud de Título y Grado.

Permite realizar la solicitud de títulos y grado del estudiante.

Verificación de deuda con Matricula

Verifica si el estudiante mantiene deuda de aranceles con la Universidad.

Verificación de deuda con Bienestar Estudiantil

Verifica si el estudiante mantiene deuda de préstamos con la Universidad.

Verificación de deuda con Biblioteca

Verifica si el estudiante mantiene deuda con la Biblioteca de la Universidad.

Pago por Caja

Se realiza el pago del ´titulo o grado solicitado por el estudiante.

Emisión de Título o Grado

Emisión del título o certificados de grados solicitado por el estudiante.

Entrega de Títulos o Grados

Realización de la entrega del título o grado solicitado por el estudiante.

Actualización de antecedentes académicos del estudiante

El sistema actualiza los antecedentes académicos del estudiante, indicando que ya se entregó su título.

Informes

  • Diploma de título del estudiante.
  • Certificado de grado del estudiante.
  • Hoja de ruta del estudiantes.
  • Constancia de no deuda de aranceles.
  • Constancia de no deuda de préstamos del Bienestar.
  • Constancia de no deuda de Biblioteca.
  • Vaciado Excel de información de titulados.